اغلب مديران با گزینش افراد نامناسب براي تصدي موقعيتهاي شغلي، روبرو بوده اند.اين انتخاب نادرست باعث میگردد تا اولا زمان و انرژی سازمان در طول فرآیند استخدام و آموزش هدر رود،ثانیا سرمایه گذاریهای مستقیم وغیر مستقیم بعدی بروی مستخدم جدید همگی بر باد داده شوند ، بهترين راه براي پرهيز از اين اشتباه انتخاب افراد مناسب و بالطبع انجام يك مصاحبه هدف دار و از قبل طراحي شده است. جهت دستيابي به اين منظور، بايستي فهرستي ازنيازهاي شغلي و ويژگيهاي جايگاه سازماني را به ترتيب اولويت طبقه بندي نموده و با در نظر داشتن روشهاي مصاحبه، افراد مناسبي را انتخاب كرد...

 هدف از مصاحبه استخدامی هدف از انجام مصاحبه استخدامي، سنجش داوطلب براي تصدي شغل و جايگاه سازماني خاصي است دستيابي به اين نكته كه آيا مصاحبه شونده، داراي شرايط تعريف شده براي تصدي آن شغل و جايگاه سازماني هست يا خير. بطور خلاصه اينكه مصاحبه گر اطلاعاتي را از مصاحبه شونده كسب و اطلاعاتي در رابطه با سازمان، شغل و جايگاه سازماني به داوطلب استخدام ارائه ميدهد.

اقدامات قبل از مصاحبه قبل از انجام مصاحبه، مصاحبه گر بايستي از تعداد مصاحبه شوندگان، شرح شغل مورد نياز، نيازهاي جايگاه سازماني مورد بحث، زمان كل مصاحبه، اسامي (احتمالاً) ساير مصاحبه كنندگان، مداركي كه احتمالاً مصاحبه شوندگان بايستي همراه داشته باشند، زمان شروع هريك از مصاحبه ها و چك ليست سوالات عمومي و اختصاصي كه از مصاحبه شونده بعمل خواهد آمد را تهيه نموده و همراه داشته باشد.همچنین پرسشنامه استخدامی متقاضی(فرم متداول ومعمولی که جهت کسب اطلاعات اولیه متقاضیان دراغلب سازمانها وجود دارد)را کاملا مطالعه و حتی الامکان مواردی را بخاطر سپرده باشد. مكان مصاحبه هم بايستي از نظر فيزيكي مناسب و مصاحبه شونده و مصاحبه گر رو در رو و در شرايط مساوي (از نظر ارتفاع) قرارداشته باشند.

زمان انجام مصاحبه باید قبلاً و با توافق طرفين تعيين شده باشد تا هيچكس از نظر زماني در فشار نباشند. در طول مدت مصاحبه درزمان انجام مصاحبه، بايستي مصاحبه كننده، از پاسخگويي به تلفنها و يا مراجعان،یا هر اقدام دیگری که موجب ایجاد وقفه در مصاحبه میشود خودداري نمايد. همچنين به اظهارات مصاحبه شونده توجه كامل داشته ویادداشت برداری نماید. در طول مدت مصاحبه مهمترین اقداماتی که باید توسط مصاحبه گر انجام شود اولا توضيحاتي در رابطه با سازمان و نهايتاً شغل و جايگاه سازماني مورد تقاضاست تا اولا اگر ابهامی در خصوص شغل مورد نظر وجود دارد مرتفع گردد و ثانیامتقاضی استخدام دقیقا با انتظارات جایگاه سازمانی خود آشنا شود،در بسیاری از موارد پیش آمده است که باهمین توضیحات اولیه،متقاضی متوجه شده است که امکان برآورده نمودن انتظارات شغلی و سازمانی برایش وجود نداشته و اعلام انصراف نموده است.ضمنا بر روي آخرين كار (سابقه شغلي) مصاحبه شونده بيشتر تكيه شده واز وی خواسته شود كه درباره موفقيتهاي بارز خود در طول مدت اشتغال، روابطش با همكاران و مديران قبلي خود، علت ترك محل كار قبلي ،انتظاراتش از شغل و محل كار جديد، تجارب و تخصصهاي احتمالي خود صحبت كند.

در طول مدت مصاحبه يادداشت برداري (بصورت خلاصه) از كليه اظهارات مصاحبه شونده، الزامي است و قبل از انجام مصاحبه نیز، بايستي به مصاحبه شونده يادآوري نمود كه احتمالاً پاسخهاي وي با معرفها و مراجعي كه وي معرفي نموده است، چك خواهند شد. نحوه مصاحبه موفقيت مصاحبه كننده در كسب اطلاعات مفيد از مصاحبه شونده، به ميزان توانايي وي در طرح پرسشهاي مناسب بستگي دارد. مهمترين مشخصه اصلي، نحوه استفاده از پرسشهاي بسته (با پاسخهاي بلي، خير) و پرسشهاي باز (با پاسخهاي گسترده) است. لذا مصاحبه كننده بايستي در انتخاب روشها، از شيوه معینی استفاده کند، بايستي توجه داشت كه در انجام مصاحبه با متقاضيان استخدام، از روش یکسانی استفاده نمود تا امكان مقايسه و سنجش بين تمامی متقاضیان وجود داشته باشد.

در توضیح انواع مصاحبه باید گفت که کلا 5 نوع مصاحبه استخدامی توصیه میشود که بشرح هر 5 روش میپردازیم:

• مصاحبه بسته (از قبل طراحي شده): اين نوع مصاحبه، حداقل آزادي را به مصاحبه شونده ميدهد. نتيجه اين نوع مصاحبه غالباً يكسان ولي دقيق خواهد بود، هر چند ممكن است اطلاعات ضروري براي تصميم گيري به كارفرما ارائه ندهد، ليكن به لحاظ علمي، اعتبار بيشتری نسبت به مصاحبه باز دارد. از مصاحبه بسته در موارد زير استفاده ميشود:
• 1- موارديكه پاسخهاي بلي يا خير برای کسب اطلاعات كفايت نمايد.
• 2- موارديكه پاسخ، موارد مشخصيی باشد و نیازی به توضیح بیشتر نباشد.
• 3- موارديكه قصد داشته باشيد پس از شنيدن پاسخ به سوال بسته، يك سوال باز مطرح نمائيد.
• مصاحبه باز(غير مشخص): اين نوع مصاحبه، بيشترين آزادي را به مصاحبه شونده ميدهد. هيچ سوالي قبل از طراحي شده وجود ندارد، مصاحبه كننده نيز خود را به هر وضعيتي سازگار مينمايد و با استفاده از تجارب و توانائيهاي خود، به وارسي زمينه هايي كه بنظر وي وسازمان مهمتر هستند میپردازد. در خصوص مقايسه بين اين دو نوع مصاحبه بايستي بسيار توجه داشت چرا كه پس از جمع بندي نهايي ممكن است بين اطلاعات مكتوب از مصاحبه شوندگان هيچ رابطه و سنخيتي وجود نداشته و از هر يك، اطلاعات متفاوتي در دست باشد. از پرسشهاي باز در موارد زير استفاده میگردد:
• 1- طرح زمينه هاي جديد براي بحث فیمابین دو طرف.
• 2- كشف اطلاعات بيشتر از متقاضی استخدام.
• 3- ارتباط دادن يك پاسخ با يك پاسخ ديگر.
• 4- آزمون خودآگاهي مصاحبه شونده.
• 5- اطلاع از میزان تحليل گر بودن مصاحبه شونده.
• مصاحبه نيمه بسته (مخلوط): اين روش، يك روش التقاطي است،بدينصورت كه سوالات مشخصي از همه داوطلبان پرسيده ميشود ولي بهر حال به مصاحبه شوندگان اجازه داده ميشود به زمينه هاي ديگر وعلی الخصوص زمینه های مورد علاقه خود نيز بپردازند. بايدتوجه داشت كه ميزان موفقيت در اين نوع مصاحبه نیزبستگی به مهارت و تخصص مصاحبه كننده دارد.
• مصاحبه بصورت ميزگرد يا گروهي: در بعضي موارد خاص، امكان مصاحبه بصورت ميزگرد بسيار سودمند ميباشد. البته بايستي اهميت منافع حاصله از اين مصاحبه، هزينه آنرا توجيه نمايد. لذا اين نوع مصاحبه فقط در خصوص گزينش مشاغل بسيار حساس و در سطوح بالا، توصيه ميشود.
• مصاحبه تنش: در اين مصاحبه، بجاي كسب يا ارائه اطلاعات فيمابين طرفين، فقط مصاحبه كننده ميكوشد تا موجب بروز عكس العملهاي عاطفي محاسبه شونده نسبت به موقعيت ها شود. مصاحبه كننده در اين روش مصاحبه شونده را صرفاً بمنظور مشاهده رفتارش، تكذيب كرده، حقير شمرده و بدليل سوء عملكرد گذشته سرزنش مينمايد. اين نوع مصاحبه در اغلب موارديكه جایگاه شغلی مورد نظر با فشارهاي رواني روبروست توصيه شده و بدليل احساس خصومتي كه در مصاحبه شونده بوجود مي آورند، (بخصوص در مورد متقاضياني كه استخدام نميشوند)، تصوير بدي از سازمان در ذهن مصاحبه شونده باقي ميگذارند.

 مصاحبه کننده باید بسیار توجه داشته باشد که اولا سعي گردد زمان مصاحبه بيش از 30 دقيقه بطول نيانجامد تا از دقت پاسخها و نهايتاً كيفيت مصاحبه، كاسته نشود،همچنین بايستي پاسخهاي مصاحبه شونده را در حد و مرزي كه مورد نياز است نگاهداري نموده و از عنوان شدن مسائل و موارديكه به نيازهاي سازمان و شغل و جايگاه سازماني مربوط نميشوند، و يا اطلاعاتي كه امكان كسب آنها از طريق ديگر مثل ملاحظه مدارک یاتحقیقات وجود دارد، جلوگيري نمايد.ضمنا براي موفقيت در كسب نتيجه بايستي به مصاحبه شونده اثبات نمايد كه اطلاعات مورد نياز، برمبناي ضروريات شغلي دريافت ميشوند تامصاحبه شونده براحتی اطلاعات مورد نیاز را در اختیار وی قرار دهد. در خصوص سوالات و نحوه انتخاب روش مصاحبه نیز باید کاملا دقت نمود تابه جهت جلوگيري از تبديل مصاحبه به جلسه پرسش يكسويه، بيشتر از پرسشهاي باز استفاده گردد واز پرسشهاي جهت دهنده و همچنين چند پرسش همزمان(بنحوی که متقاضی ازپاسخ دادن به آنهاعمدا یا سهوا شانه خالی کند) خودداري گردد. باید به این نکته بسیار توجه داشت که از طرح پرسشهايي كه رابطه اي با مصاحبه ندارند و فقط بدليل ابراز توانايي و برتري علمي و عملي مصاحبه كننده، نسبت به مصاحبه شونده بعمل مي آيند، خودداري گردد.نکته بسیار مهم دیگری نیز وجود دارد و آن اینست که از طرح موارديكه احتمالاً اين حس را در مصاحبه شونده بوجود مي آورد كه قبلاً تصميم گيري در خصوص استخدام بعمل آمده است، اكيداً خودداري گردد.

جهت پاسخ به سوالات و توضیح ابهامات بایستی به مصاحبه شونده، به اندازه كافي فرصت داده شود، به نحوي كه حداقل دو سوم از زمان مصاحبه، به صحبتهاي مصاحبه شونده اختصاص داده شود. سوالات مختلف و متنوعي را میتوان جهت طرح در مصاحبه در نظر داشت. ولی قطعا نحوه مطرح نمودن سوالات بسته به سليقه افراد مصاحبه كننده، قابل تغيير است. ليكن سوالات نهايتاً بايستي به پاسخهايي دررابطه با موضوعات زير منتج شوند:

• اهم مسوليتهاي قبلي مصاحبه شونده كه مورد علاقه يا بي توجهي مصاحبه شونده بوده اند (با قيد علت)
• سبكهاي مديريتي مديران قبلي وي و ارزيابي مصاحبه شونده از هر يك از سبكها (با قيد علت)
• ترجيح مصاحبه شونده به كارتيمي يا مستقل (با قيد علت)
• ساعات كار مورد علاقه وی و امكان افزايش آنها
• اهم قويترين ظرفيتهاي كاري وی وچگونگي استفاده از آنها در كار
• مهارتها و تخصصهاي مورد علاقه (جهت بسط و گسترش آنها)
• دليل ترك كار قبلي (بطور مشروح و در جهت اخذ دلیل منطقی)
• مورد علاقه ترين كاري كه تا بحال داشته اند ( با قيد علت)

ارزيابي داوطلب پس از انجام مصاحبه، ميتوان به آيتم هايي چون، توانايي انجام كار به نحو مطلوب، سنجش انگيزه داوطلب براي انجام كار مورد نظر، چگونگي هماهنگي وي با ساير اعضاء گروه و سازمان پي برد. همچنين بايستي مشخص گردد كه آيا داوطلب معيارهاي مطلوب سازمان را دارا ميباشد؟ در غير اينصورت آيا سازمان از حد مطلوب خود پايين مي آيد يا مصاحبه شونده را مردود اعلام مي كنيم؟که این مورد هم به ظرفیتهای موجود بستگی دارد.

ارزيابي مصاحبه به جهت ارزيابي موفقيت مصاحبه، ميتوان پس از پايان هر سري مصاحبه و انتخاب فرد يا افراد مورد نظر، و با در نظر داشتن اينكه:

• -آيا به انتخاب خود اطمينان داريم؟
• -آيا توانستيم اطلاعات لازم را كسب كنيم؟
• -كمترين رضايت را از كدام بخش مصاحبه داريم؟ 
• -آيا ممكن بودپاسخهاونتيجه گيري رضايتبخش تري داشته باشيم؟ (چگونه) 
• -آيا ميدانيم چگونه در سري بعد مصاحبه بهتري انجام دهيد؟

مصاحبه را ارزيابي نمائيد.

در اغلب موارد سنجش كارآيي مصاحبه شونده (پس از استخدام) ميتواند بهترين عامل ارزيابي مصاحبه باشد،البته متاسفانه هيچ وقت نخواهيم توانست بفهميم كه آيا افراد رد شده نيز ميتوانستند پس از استخدام،موفق شوند يا خير!

در پایان لازم به یادآوری است که هنگام مصاحبه بايستي بي تعصب بود وچنانچه احساس مثبت يا منفي در مصاحبه کننده نسبت به متقاضی استخدام وجود دارد، بدنبال اطلاعاتي باشیم كه اين احساس را بلا اثر نمايد چرا که در اینصورت با کسب اطلاعات منطقی و موثر میتوان نتیجه گیری بهتری کرد و چه بسا نهایتانتیجه گیری نهایی موجب تایید نطریه اولیه مصاحبه کننده گردد!

منابع:1-مدیریت منابع انسانی:دکتر سیدرضاسیدجوادین 2-تدبیر

آرمین خوشوقتی